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Modèle de carte d`invitation à une réunion

Quel que soit le résultat, envoyez toujours un courriel de remerciement après la réunion. Votre objectif devrait être de s`assurer que tous ceux qui ont assisté à la réunion ont été satisfaits du lieu, des rafraîchissements et des sujets qui ont été discutés. C`est aussi un bon moment pour envoyer les minutes de la réunion, de sorte que tout le monde est sur la même page sur ce qui a été discuté et le résultat. Écrire une bonne lettre d`invitation peut prendre plus de temps si vous ne savez pas par où commencer. Nous avons rassemblé quelques conseils et des exemples de lettres d`invitation pour vous aider. Cette méthode est plus longue, mais elle ne donne pas une ambiance professionnelle. Ces types d`invitations sont généralement envoyées aux dirigeants de l`entreprise ou à la haute direction pour leurs assemblées générales annuelles (AGA). Si vous envoyez une lettre d`invitation de réunion à de nombreuses personnes à la fois, utilisez cette méthode. Cela facilite la tâche car le même document peut être utilisé pour la communication par courrier électronique et par lettre physique. Une ligne d`objet email bien conçue pour l`invitation à la réunion est cruciale. Utilisez des mots qui motiveront les gens à assister à votre réunion.

Ceci est particulièrement important si vous envoyez l`invitation à la réunion à des personnes que vous n`envoyez pas souvent par courriel. Toujours pas convaincu une bonne ligne d`objet est important? Découvrez cet extrait d`ici. Avez-vous déjà envoyé une lettre d`invitation à la réunion, en espérant que votre partenaire de réunion se présente, seulement pour découvrir que cette personne n`avait pas l`intention d`y assister? Vous pouvez éviter cette situation en ajoutant une option RSVP à votre e-mail. Pour rendre encore plus facile pour le destinataire de répondre, ajouter des boutons de confirmation au bas de votre e-mail et de recueillir vos réponses. Il n`y a rien de plus frustrant que d`envoyer une invitation à une réunion et d`obtenir seulement 5% des destinataires qui répondent. Vous devez spécifier une date de RSVP. Si vous ne le faites pas, cela rendra l`organisation un cauchemar, surtout si vous embauchez un lieu. Vous avez besoin d`une date limite claire pour une réponse et assurez-vous de mentionner que dans l`e-mail. La lettre d`invitation pour la réunion doit suivre la mise en page régulière dans l`en-tête, il doit contenir l`adresse de l`expéditeur et le destinataire.

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles des intervenants particuliers de l`entreprise sont appelés à une réunion. Les participants à ces réunions varient en fonction du sujet de discussion, du programme de la réunion et de la portée de l`échange d`informations sur les opérations de la réunion. En outre, il y a aussi des réunions qui sont fixées par des individus et/ou des organisations pour les avantages et les buts que la réunion peut leur donner. Personne ne veut assister à une réunion de 6 heures s`il n`y a pas de nourriture ou de rafraîchissements disponibles. Si la réunion est importante pour votre entreprise, assurez-vous de fournir de la nourriture et des boissons. Surtout si la réunion est susceptible d`être plus de 3 heures de long. Les participants se rendront compte que vous avez mis des efforts dans la réunion et cela aidera à établir des rapports avec eux. Pour vous assurer que votre partenaire de réunion sera au bon endroit au bon moment, y compris les détails du réglage de la réunion. Si vous n`avez pas de plan d`ensemble, donnez à vos invités des options de choisir au lieu de demander «ce qui fonctionne le mieux» pour eux. Cela le rend plus facile pour eux de décider et vous obtiendrez une réponse plus rapide. Si vous rendez visite à votre patron ou à quelqu`un d`autre avec un horaire chargé, vous pouvez ajouter une option de calendrier pour les laisser choisir une date.

Dans ce cas, puisque vous voulez respecter le temps de la personne, envisagez également d`inclure une heure de fin. L`ouverture du courrier électronique définit le ton de la voix et du style de toute la lettre d`invitation. Vous devriez considérer vos relations antérieures avec la personne.